Een werkgever kan zijn werknemers een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer en overig zakelijk verkeer. Als de werknemer met het openbaar vervoer reist, kan de werkgever de werkelijke kosten daarvan onbelast vergoeden. Daarbij geldt wel de voorwaarde dat de werknemer de vervoerbewijzen aan de werkgever overhandigt. De werkgever dient deze vervoerbewijzen in zijn administratie te bewaren.
Transactieoverzicht OV-chipkaart gelijkgesteld met vervoerbewijs
In het openbaar vervoer moet op steeds meer plaatsen de OV-chipkaart worden gebruikt. Daarbij ontvangt de reiziger geen vervoerbewijzen meer, zodat de werkgever niet eenvoudig kan voldoen aan de administratieplicht. Wel is het mogelijk door de vervoerder overzichten te laten maken waaruit de gemaakte reis kan worden afgeleid. De staatssecretaris van Financiën heeft, vooruitlopend op nieuwe wetgeving, in een besluit goedgekeurd dat door of vanwege het vervoersbedrijf gemaakte overzichten van transacties met de OV-chipkaart worden gelijkgesteld met vervoerbewijzen. De verwachting is dat er niet op korte termijn nieuwe wetgeving zal komen.
Transactieoverzicht afhankelijk van type OV-chipkaart
Er zijn drie versies van de OV-chipkaart:
- de persoonlijke OV-chipkaart (kaart op naam);
- de anonieme OV-chipkaart;
- de wegwerp OV-chipkaart.
De houder van de persoonlijke of de anonieme OV-chipkaart kan op ieder gewenst moment een overzicht afdrukken van de laatste tien transacties op de OV-chipkaart. Dit kan bij de verkoop- en oplaadautomaten en bij de verkoop- en informatiepunten van de aangesloten OV-bedrijven. Let op: een transactie is een type actie dat is uitgevoerd met de OV-chipkaart, zoals opladen of in- en uitchecken. Eén reis bestaat dus altijd uit verschillende transacties. De transacties zijn pas na ten hoogste zeven dagen terug te vinden op het transactieoverzicht.
De houder van de persoonlijke OV-chipkaart heeft verder nog de mogelijkheid om via een online account een overzicht uit te draaien van transacties tot achttien maanden terug. Van de wegwerp OV-chipkaart ten slotte, kan geen transactieoverzicht worden afgedrukt. Alleen als werknemers een type OV-chipkaart gebruiken waarvan transactieoverzichten kunnen worden afgedrukt, kan de werkgever de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden.