Elektronisch factureren en real-time rapporteren: de toekomst van btw compliance
Steeds meer landen introduceren elektronische facturatie- en real-time rapportagevereisten waardoor de traditionele papieren factuur langzaam verdwijnt. Het belangrijkste doel is het terugdringen van belastingontduiking en btw-fraude.
Waar verplichte elektronische facturatie in Nederland nog toekomstmuziek is, is dit in landen zoals Italië en Roemenië inmiddels al realiteit. De belangrijkste reden hiervoor is de grote btw-kloof in deze landen. Met deze maatregel hebben zij effectieve stappen gezet om btw-fraude terug te dringen. Door het delen van real-time data, wordt het ’First-time right’ voldoen aan fiscale vereisten steeds crucialer. Hierdoor neemt het belang van datakwaliteit en solide datamanagementprocessen verder toe. Daarnaast maakt de verschuiving naar real-time compliance het noodzakelijk om te investeren in technologie. Door dit momentum goed te benutten kunnen organisaties real-time compliance omzetten in kansen, met AI als hulpmiddel.
Uitdagingen om first time right te factureren
In het huidige facturatieproces zien wij bij bedrijven uitdagingen om ‘first-time right’ correct te factureren. Waarom gaat het nog niet vaak de eerste keer goed?
- De vaak verouderde inrichting van boekhoudsystemen (ERP) voorziet niet in de fiscale duiding van complexe facturen. Vooral de logica om automatisch de juiste btw-code (tax code) te bepalen schiet tekort.
- Onvolledige of onjuiste data waardoor handmatige correcties nodig zijn.
- Beperkte fiscale kennis bij de betrokken medewerkers waardoor onjuiste fiscale coderingen worden toegepast.
- Controles die nodig zijn om een belastingaangifte te beoordelen op juistheid en correctheid vinden nu achteraf plaats tijdens het proces van maandafsluiting; dit is in de toekomst niet meer mogelijk omdat deze informatie aan het einde van de maand al gedeeld is met belastingdiensten. Daarom is het van belang om de stap te zetten van ‘achteraf’-controles naar een meer preventieve manier van controleren, zodat fouten en afwijkingen sneller kunnen worden geconstateerd en verbeterd.
E-invoicing bieden ook kansen
De verschuiving naar real-time compliance lijkt in eerste instantie alleen te zorgen voor extra complianceverplichtingen maar biedt ook interessante kansen. De correcties die nu nodig zijn, kosten veel tijd. Zo kost het corrigeren van een factuur in een ERP-systeem al snel een paar uur. Het proces van maandafsluiting is bij veel bedrijven nu een erg drukke periode mede door de vele tijdrovende handmatige aansluitingen. Deze zijn nodig om zekerheid te verkrijgen over de kwaliteit van de aangifte. Eventuele benodigde correcties in de aangifte worden niet altijd in het ERP geboekt waardoor een gedetailleerde audit-trail ontbreekt. De implementatie van e-invoicing biedt kansen om de onderliggende problemen echt aan te pakken. Dit is hét moment om de btw set-up opnieuw in te richten en bijvoorbeeld te kijken naar meer geavanceerde tax automation tooling, de masterdata op te schonen en binnen de organisatie goede afspraken te maken over bijvoorbeeld het gebruik van incoterms. ’First-time right’ facturatie zorgt voor een gestroomlijnd proces van maandafsluiting. Daarnaast zorgt deze digitaliseringslag ook voor een efficiënter bedrijfsproces omdat er minder tijd nodig is per factuur, doordat veel handmatige stappen uit het proces zijn verwijderd. Voor inkomende facturen wordt automatisering van bijvoorbeeld btw-codering eenvoudiger wanneer leveranciers factureren in een voorgeschreven uniform digitaal formaat.
Potentieel voor AI
Het inrichten van een ‘first-time right’ facturatieproces is niet eenvoudig. De inzet van AI kan helpen dit te realiseren en de workload beheersbaar te houden. Zo kan AI ondersteunen met het continu analyseren en verbeteren van belasting‑kritische masterdata (bijv. classificatie van materialen). Door middel van Agentic AI workflows kunnen gevalideerde masterdata worden verwerkt in de bronsystemen.
Daarnaast kan AI ook ondersteunen bij de interpretatie van inkomende facturen en de beoordeling van fiscale compliance. Compliance beweegt richting real-time. Door processen nu te stroomlijnen, masterdata op te schonen en belasting‑logica te moderniseren met hulp van AI, neemt het aantal handmatige interventies af en neemt de juistheid van de aangiften toe.
Dit artikel is afkomstig uit het RAAD‑magazine van KPMG Nederland, waarin verschillende aspecten van AI belicht worden.
